『注文受付時の在庫照会等、お客様へのサービス向上』および『出荷指図の工数削減』を目的として、お客様向けWeb受注サイトをDelphi/400で構築。リアルタイムな情報提供と受注業務の効率化を実現した。

ガラスメーカーとして幅広い製品を販売。２０００社以上のお客様からの注文は、９５％がＦＡＸ経由であった。製品点数が多い上、得意先数は増加しており、受注業務の合理化が課題となった。対応策として、電子帳票やＦＡＸサーバー導入によるファイリング工数削減等を順次行ってきた。今回のＷｅｂ受注システム構築は、一連の合理化策の延長線上にあり、出荷指図の工数削減とともに、顧客サービス向上を目的としたものである。

お客様からＦＡＸ経由で、多くの注文を受け付けているが、そのうち、Ｗｅｂ受注サービスの当初導入を目指している４０社からの１日あたりＦＡＸ注文書件数は約７００件に達している。注文前には、お客様から事前在庫確認の電話問合せを受けているため、回答業務にかなりの工数を要していた。また、お客様にとっても問合せの手間が負担となっていた。ＦＡＸで受信した注文書は、専用のＦＡＸサーバーで読み取り、画像データとしてデータベースに保管している。この注文データを見ながら伝票入力を行い、返信用ＦＡＸサーバーから納期回答を行っていた。イメージデータである注文データは、オペレータがシステムに手入力する必要があるのは勿論のこと、お客様毎に注文書の書式が異なるので、伝票入力に時間がかかり、出荷指図を行う工程までかなりの時間を費やしてしまうという問題点を抱えていた。そこで、『注文受付時の在庫照会等、お客様へのサービス向上』 、 『出荷指図に至る業務処理工数削減』を目的としＷｅｂ受注サイトの構築を行うことになった。

Ｗｅｂ受注システムの開発言語としてＪａｖａとＤｅｌｐｈｉ／４００を検討した。日頃開発を委託している会社がＪａｖａとＤｅｌｐｈｉに精通していたことがその理由である。結果として、ＩＢＭ　ｉファイルをリアルタイムにアクセス可能な点、IBM i のＤＢとそれ以外のＤＢを１つの画面でメンテナンス可能な点、ＧＵＩ化とＷＥＢ化双方の開発が同一ライセンスかつ同一スキルで可能になる点などを評価し、Ｄｅｌｐｈｉ／４００の採用を決定した。 開発仕様の決定に際しては、主要な得意先１０社から事前ヒアリングを行い必要な要件を明確にした。また、下記のような様々な工夫を行っている。 開発にあたり先ずセキュリティの確保を優先し、セキュリティ製品としてｅ－ＪＡＮネットのＣＡＣＨＡＴＴＯを採用した。このソリューションにより、ＳＳＬ通信でワンタイムパスワードの利用が可能となった。また携帯電話やモバイルＰＣから利用できることも採用の決め手となった。 開発過程では、レスポンスに問題があったが、Ｄｅｌｐｈｉ／４００のＪｏｂ起動機能を活かして、検索処理をＩＢＭ　ｉ側で実行することにより大幅に改善することができた。 受信データは一度サーバー内のフォルダに保存しウィルスチェック実行後ＩＢＭ　ｉに取り込んでいる。受信データの欠落防止のため、ＩＢＭ　ｉに受注データとして取り込んだ結果の件数と、受信サーバーに直接保管したバックアップデータ件数の一致を確認し、一致した場合のみ得意先に送信完了のメッセージを返却している。不一致の場合は、システム担当者宛てに連絡をするようメッセージを表示する仕組みとしている。 受注データのフォーマットは得意先の形式に合わせるようにし、自社側でフォーマット変換を行っている。これは、お客様に取り組み易いシステムを提供することにより、システムへの参加を促進するためである。フォーマット変換プログラムは、開発工数の少ないＤｅｌｐｈｉ／４００で行うことにより、効率的に開発することができた。 ＦＡＸで受注したデータとＷｅｂで受注したデータは一つの画面で照会することが可能で、この画面から出荷指図処理が行える。また、お客様からもＷｅｂ注文とＦＡＸ注文の併用が可能な仕組みとし、両方の注文が一覧できる照会画面を提供した。

Web受注サイトをシステム化したことにより、お客様が使用する在庫照会や発注処理に、画像を一緒に表示したり、スペック表データを提供したりと、結果として競合他社と差別化をしたサービスを提供できるようになった。同時に、お客様からの在庫問合せに対応する必要がなくなり、社内工数の削減も実現することができた。 　サービス開始当初は目標である40社の利用を目指し、普及に力を入れている。利用ユーザーの候補である40社からの注文を、Web受注サイトから注文があったと仮定して試算してみたところ、FAXで送られてくる1枚当たりの受注処理時間を約30秒短縮でき、全体では受注センターのオペレーター2名分に相当するコスト削減を期待できる。また実際にWeb受注サイトを利用した場合、お客様は導入前に比べて10分の1程度の業務削減が可能になると予測している。 　また、注文を受け付けた受注データをCSVデータなどでお客様にフィードバックすることで、お客様社内の業務システムで活用して頂くことも可能となり、今後、多様な業務改善効果も期待できる。