●トランザクション量の増加に伴い従来のＦＡＸ配信の問題が顕在化
●Ｓｙｓｔｅｍ　ｉのアウトプットを直接ＦＡＸ送信する＠Ｔｏｖａｓの導入で送信時間の短縮、運用負荷の削減を実現。

イイダは、２００５年に日本ＩＢＭの「ＨＡＴＳ」を使った生産系および販売系システムのＧＵＩ化／Ｗｅｂ化とアイエステクノポートの帳票管理ツール「ＵＴ／４００」による帳票業務の高度化・効率化を実現した。一方、約５００社にもなる仕入先への発注は数年前にサポート終了になったＩＢＭの「ファックスディレクター」と「ＦＡＸ　Ｓｅｒｖｅｒ」を安定している、他に適当な代替手段がないという理由から継続して使用していた。

複合機やプリンター、パソコンなどのＯＡ製品の開発・設計から製造・販売までを一貫して手がける同社の調達先は、国内外を合わせて約５００社にもなる。最近ではスピードアップの傾向が強まり、従来は月１～２回であった受注・内示が毎週、多い時には毎日行われ、仕入先とのトランザクションは急激な増加をたどっていた。毎週末にまとめて送信していたＦＡＸは開始から終了まで７～８時間もかかり、深夜にまでおよんでいた。また相手先のＦＡＸ機が紙切れなどの不具合を起こすと不達となり、それらを確認し再送する必要があるため対応に非常に手間と時間がかかるシステムになっていることが問題視されており、代替手段が求められるようになった。

Ｓｙｓｔｅｍ　ｉ向けの「＠Ｔｏｖａｓ　インターネット帳票 FAX サービス」を採用。＠Ｔｏｖａｓは、既存システムであるアイエステクノポートのＵＴ／４００‐ｉＰＤＣへのアドオンとして導入。Ｓｙｓｔｅｍ　ｉのスプールファイルを元にＵＴ／４００‐ｉＰＤＣでＰＤＦ化したデータを、連携モジュールを介して＠Ｔｏｖａｓがコクヨのデータセンター側で受け取り、ＦＡＸ送信を行う。ユーザーは送信結果のログ管理や送達の確認をＳｙｓｔｅｍ　ｉ上で行うことができる。ＦＡＸ送信のための機器類も不要なため、スピーディーな導入が実現した。なお、送信状況の監視や運用は＠Ｔｏｖａｓのデーターセンターが２４時間３６５日担当する。

＠Ｔｏｖａｓの導入により、ＦＡＸの送信時間が大幅に短縮され、従来７～８時間かかっていた送信が数十分で済むようになった。このため、以前は金曜日に送信を行うと週明けから対応に着手していたのが、現在では金曜日中の対応が可能になり、調達のスピードアップに貢献している。また、従来はＦＡＸの不達を目視で確認し取引先への確認や再送の作業を行っていたが、導入後は＠Ｔｏｖａｓ側から不達がメールで通知され、原因も正確に特定されるため運用負荷を大きく削減することにもつながった。その後、同社ではＦＡＸ送信に加えＵＴ/４００‐ｉＰＤＣと＠Ｔｏｖａｓの連携による「ファイル送信サービス」を導入した。その結果、紙で出力されるＦＡＸ送信の８０％がファイル送信に置き換わったことで、送信コストの大幅な低減に成功した。また取引先にとってもファイル送信は電子データの利便性（再活用・共有）の享受につながり、満足度向上が実現された。