●負担の大きい郵送業務コストをＦＡＸ送信、ファイル配信への切り替えで半減。
●「ＵＴ／４００‐ｉＰＤＣ」との連携で、設計が困難であった帳票も容易に電子化が可能。

全国に約１４２の卸売り市場が存在するマーケットの中で、市場規模、取扱高ともに国内第１位の座を堅持しているのが株式会社大田花きだ。年間取り扱いアイテム数は切り花１２，０００種、鉢物８，０００種にもおよぶ。同社では、これまで仕切り書や納品書などの膨大な伝票業務の配信に、郵送とＦＡＸ、メールを併用してきたが、経費削減の観点からコストがかかる郵送分の見直しを検討していた。

大田花きには、都道府県の花き連合会や花き農家などの出荷者に対し、市場での販売額を「仕切り書」という帳票で報告する義務がある。そのチャネルは郵送、ＦＡＸ、電子メールと取引先に合わせて多岐にわたり、その数も毎日2000枚にも上る。世界同時不況の影響で経費削減がテーマとなる中、同社が焦点をあてたのは伝票配信業務のなかでも負担の大きい郵送費の削減だった。

検討を重ねる中で、同社が選定したのが「＠Ｔｏｖａｓ」だった。１つのツールでありながら、相手先に対して帳票をメールでもＦＡＸでも送ることができる。加えて、ホスト内でデータをＰＤＦ化するソフトウェアＵＴ／４００‐ｉＰＤＣと連携することで、これまでの帳票設計のような高度な専門知識がなくても、自由にレイアウト加工が可能で外部のシステムインテグレーターに依頼する必要もない。このスピードとコストにおける優位性が導入を決定付ける理由となった。新しい帳票送付サービスは2010年3月に本稼動をむかえている。試験運用の段階では、これまで郵送で送られていた帳票の２０％が電子メールへと切り替わっている。時間はかかるが、システム変更については相手先に詳細説明を行い、了解を得た上で行っている。そのため、変更後の反応は非常に良好だという。

同社の相手先からは、郵送に比べその日の販売額が迅速に把握でき、それらの数字を電子データとして保管可能な点が評価されている。また、同社にとっても電子メールで送信した伝票については相手先での開封をシステム上で確認できるため、未達・不達の把握が容易になった。今後は、個人の花き農家も含めると約４，０００件にもなる伝票の送付先に対してサービス導入を推進することで、この業務に関わる経費の半減をめざすという。将来的にはＥｘｃｅｌなどのデータファイルを＠Ｔｏｖａｓのセキュアな環境下で送信したり、手動送信している他の帳票もこのサービス上に載せていくことで電子化をすすめると共に、誤送信などのヒューマンエラー減少も期待されている。